Mettre de l’ordre pour accroître la productivité

Lorsque Jean-Pierre Goulet, conseiller d’affaires de BDC et ingénieur, rend visite à des clients pour la première fois, il peut souvent dire au premier coup d’œil s’il est possible d’améliorer leur productivité.

Il lui suffit pour cela d’observer les aires de travail pour voir si elles ont l’air en désordre et négligées.

«Lorsque je vois des fournitures, de l’équipement et des papiers mal rangés, ou un environnement de travail désordonné où traînent des rebuts et des stocks périmés, cela dénote presque immanquablement des problèmes de productivité plus profonds, dit M. Goulet. Il n’est pas facile de dire à un nouveau client de nettoyer les espaces de travail, mais c’est souvent par là qu’il faut commencer.»

Pour faire un travail efficace et de qualité, vous avez besoin d’un environnement propre et sécuritaire, où les outils sont facilement accessibles, estime M. Goulet. Cela permet aux employés — que ce soit dans une usine, un bureau ou un magasin — de se concentrer sur leur tâche immédiate sans voir leur travail entravé par des problèmes d’organisation.

L’un des outils préférés de M. Goulet pour aider les clients à créer des milieux de travail allégés et fonctionnels est la philosophie de gestion japonaise appelée 5S, qui a été traduite en français par l’acronyme ORDRE — ordonner, ranger, dépoussiérer, rendre évident, et être rigoureux. (Les équivalents japonais sont seiri, seiton, seiso, seiketsu et shitsuke).

Ordonner

Selon M. Goulet, les entreprises qui ne classent pas adéquatement leurs matériaux et leurs outils subissent des pertes de productivité énormes. M. Goulet leur conseille de faire le tri des choses qu’elles utilisent sur une base quotidienne, mensuelle et annuelle, et de garder sous la main uniquement celles qui sont requises dans l’immédiat. Le reste devrait être étiqueté et remisé ailleurs.

Ranger

Les objets devraient être rangés d’une manière fonctionnelle même s’il faut pour cela investir dans l’achat de classeurs, d’étagères ou de mobilier de rangement. Des aides visuelles (vignettes, tracés sur le plancher, etc.) devraient également être utilisées pour indiquer aux employés la place de chaque article.

Dépoussiérer

Un environnement de travail propre est un environnement de travail efficace. La saleté, les déchets et les résidus devraient être éliminés méthodiquement, selon des calendriers de nettoyage quotidiens, mensuels et annuels.

Rendre évident

Les équipes devraient se réunir périodiquement pour établir des règles et définir les normes de travail (genre et description des matériaux et des outils utilisés, façon dont l’information est communiquée entre les membres du groupe, etc.).

Être rigoureux

Après que les éléments clés de la démarche 5S ont été mis en place, un système de vérification interne devrait être instauré pour veiller à ce que les méthodes de travail fonctionnent bien et à ce qu’elles soient maintenues. Des inspections devraient être faites régulièrement et la rétroaction concernant les suggestions d’amélioration des processus devraient être transmises aux parties compétentes.

L’une des grandes difficultés auxquelles font face les entreprises réside dans le fait que le «fouillis» n’est pas toujours visible, surtout quand il est question des systèmes de technologie de l’information et des communications. Dans l’environnement de travail hautement automatisé d’aujourd’hui, un bureau peut, en surface, projeter une image impeccable alors qu’en réalité ses systèmes informatiques sont chaotiques. Si les employés sont incapables de trouver leurs fichiers de données, si les outils informatiques ne sont pas gérés et tenus à jour, et si la fonctionnalité en ligne laisse à désirer, la productivité en souffrira.

Lorsqu’il suggère à des clients d’appliquer la démarche 5S, M. Goulet obtient une réaction positive quasi unanime. Cependant, il arrive que des entreprises très performantes se montrent sceptiques au départ. «Rien que parce que leurs usines sont bien ordonnées et que la productivité est au rendez-vous, beaucoup de gestionnaires estiment qu’ils peuvent se reposer sur leurs lauriers, dit M. Goulet. Or, les gains les plus importants que nous avons obtenus l’ont été au sein d’entreprises déjà rentables, qui ont réussi à accroître encore davantage leur productivité.»

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